Zo pak je de regie over je agenda terug
Werk jij in een rol waarin je constant schakelt tussen deelnemers, collega’s en leveranciers? Dan weet je hoe lastig het kan zijn om je aan je planning te houden. Bilderberg herkent die uitdaging bij haar contactpersonen en besloot daarom de samenwerking te zoeken met planningsexpert Cynthia Schultz van Structuurjunkie. Zij deelt drie inzichten die je direct verder helpen.
Cynthia is ervan overtuigd dat zelfs in een dynamische werkdag structuur en focus je gaan helpen. “Structuur hoeft niet star te zijn. Integendeel. Een goede planning is geen keurslijf, maar een vangnet dat je rust en overzicht geeft.”
Meer rust door minder weerstand
Sommige taken schuiven dag na dag door. Niet omdat je ze vergeet, maar omdat ze iets vragen. Ze voelen groot, onduidelijk of zwaar. En dus kies je onbewust voor iets wat makkelijker gaat.
Dat is geen gebrek aan discipline, legt Cynthia uit. Het is een natuurlijke reactie van je brein. “Wanneer een taak spanning oproept, kiest je brein voor comfort op de korte termijn. Gelukkig kun je daar iets slims op toepassen.”
Haar tip: de 5-minutenregel. Besluit dat je er vijf minuten aan werkt. Niet meer. Beginnen is het moeilijkste. En eenmaal begonnen blijkt het bijna altijd mee te vallen.
Bereikbaar zijn én geconcentreerd werken
In een dynamische rol komen de vragen van alle kanten. Collega’s, mail, last-minute wijzigingen. “Altijd beschikbaar zijn” voelt als onderdeel van het werk. Maar elke onderbreking kost gemiddeld twintig minuten om weer volledig in je werk te komen.
“Altijd bereikbaar zijn lijkt effectief,” zegt Cynthia, “maar het haalt je uit je concentratie.” Plan vaste momenten voor mail en overleg en bescherm de tijd daartussenin. Zo blijf je aanspreekbaar én kom je toe aan het werk dat echt aandacht vraagt.
Weten wat vandaag telt
Als alles prioriteit heeft, heeft niets prioriteit. Toch is het verleidelijk om elke dag met een lange lijst te beginnen.
Cynthia werkt met MIT’s: Most Important Tasks. Drie per dag, niet meer. “Vraag jezelf elke ochtend af: als ik vandaag maar drie dingen kan doen, welke zijn dat dan? Die pak je als eerste aan, als je focus nog scherp is.”
Meer weten?
Na het succes van het webinar ‘Grip op je planning’ komt er dit najaar een vervolg: ‘Regie over je agenda’. Wil je daarbij zijn? Zet jezelf dan op de interesselijst via www.bilderberg.nl/webinar
