Gemaakt voor het Schoevers Leerfestival
De praktijkkant bij verbinding, werkgeluk en veerkracht
Vandaag hoorde je Thomas van Luyn over verbinding, Merijn Ruis over werkgeluk en Eva Eikhout over veerkracht. Mooie verhalen, maar hoe ziet dat eruit op een dinsdagmiddag met twee leidinggevenden die allebei spoed hebben? Dit artikel is de praktijkkant: 8 situaties uit het vak van de support professional, met een concrete aanpak per situatie.
Gemaakt door NVDM, speciaal voor deze dag.
1. Twee leidinggevenden, allebei “spoed”
Manager A vraagt om 11 uur een rapport af te hebben voor 14 uur. Tien minuten later stuurt manager B een mail: “Kun je dit voor het einde van de dag regelen, is cruciaal.” Beide claimen voorrang, geen van beiden weet van de ander.
De aanpak:
Jij bent geen scheidsrechter, dus los je het niet stilletjes zelf op door te puzzelen en te prioriteren. Leg het terug: “Dit botst allebei op tijd, welke gaat eerst?” Laat hen kiezen, samen of los, jij voert uit wat daaruit komt.
Tip:
Zet het in één zin, niet in een uitleg van je hele dag. Hoe korter de vraag, hoe sneller het antwoord.
2. Je ziet een fout aankomen, maar het is niet jouw project
Je ziet in een conceptmail een verkeerd bedrag staan, of een afspraak die al twee keer is verzet zonder dat iemand het doorheeft. Het project is niet van jou, dus je twijfelt: bemoei ik me ermee?
De aanpak:
Meld het feitelijk en eenmalig: “Ik zie dit, wilde het even gemeld hebben.” Geen waarschuwend vingertje, geen overname van de taak. De beslissing over wat ermee gebeurt blijft bij de eigenaar.
Tip:
Meld het schriftelijk in plaats van mondeling, dan is voor jou ook traceerbaar dat je het hebt gesignaleerd.
3. Een collega loopt vast en trekt jou erbij
Een collega komt gestrest naar je bureau: “Ik weet niet meer wat ik hiermee moet, kun jij even kijken?” Voor je het weet zit jij aan haar taak, terwijl je eigen werk blijft liggen.
De aanpak:
Vraag eerst wat er nodig is voordat je in actie schiet: “Wil je dat ik meedenk, of heb je gewoon even een luisterend oor nodig?” Jij bent hulpbron, geen uitvoerder van haar taak.
Tip:
Geef er een tijdsgrens bij aan, “ik heb tien minuten”, zodat meedenken niet ongemerkt overnemen wordt.
4. De agenda ligt vol, er komt iets tussendoor dat niet kan wachten
De dag zit potdicht en dan belt iemand met iets dat echt nu moet. De reflex is om zelf te schuiven, zelf te bepalen wat kan wijken, zonder iemand erbij te betrekken.
De aanpak:
Maak die keuze expliciet in plaats van stilzwijgend te herschikken: “Wat mag hiervoor wijken?” Leg die vraag terug bij wie de agenda vult of erover gaat.
Tip:
Noteer voortaan bij elke afspraak kort waarom hij belangrijk is, dat maakt schuiven achteraf een stuk sneller te beoordelen.
5. Je krijgt een opdracht die tegen je eigen inschatting ingaat
Je leidinggevende wil iets op een manier die jij, met jouw kennis van het proces, ziet mislopen. Je twijfelt: gewoon uitvoeren, of iets zeggen?
De aanpak:
Benoem het risico kort en concreet, geef je advies één keer: “Ik zie risico X, mijn advies is Y.” Kiest de ander toch voor Z, dan voer je het uit, je hebt je rol als meedenker vervuld.
Tip:
Benoem het risico, niet je onderbuikgevoel. “Dit klopt niet” overtuigt niet, “dit levert vertraging op bij Z” wel.
6. Een moeilijk gesprek moet gevoerd worden en niemand pakt het op
Er broeit iets, een collega die steeds te laat levert, een afspraak die iedereen vermijdt te bespreken. Jij ziet het als eerste, maar het is niet duidelijk of het jouw plek is om het aan te kaarten.
De aanpak:
Als het bij jouw rol past: ga rechtstreeks naar de betrokkene, niet eromheen praten met anderen. Agendeer het kort en feitelijk, zonder oordeel: “Ik merk dat X steeds gebeurt, zullen we daarnaar kijken?”
Tip:
Voer het gesprek zo snel mogelijk na het signaal, hoe langer je wacht, hoe groter het gesprek in je hoofd wordt.
7. Je bent de vraagbaak, maar wie is dat voor jou?
Iedereen weet je te vinden voor een vraag, een probleem, een luisterend oor. Maar als jij vastloopt, is er niet vanzelfsprekend iemand die dat voor jou doet.
De aanpak:
Wacht niet tot dat netwerk vanzelf ontstaat, bouw het bewust op. Een collega, een mentor, het NVDM-netwerk. Plan er daadwerkelijk tijd voor in, net zoals je dat voor anderen doet.
Tip:
Begin klein: één vaste sparringpartner buiten je eigen team is al genoeg om niet alles alleen te dragen.
8. Het wordt je te veel, maar stoppen kan niet
De stapel groeit, de energie daalt, maar de organisatie draait door, stoppen is geen optie. Je bijt door en hoopt dat het vanzelf minder wordt.
De aanpak:
Verklein niet het probleem, verklein de taak. Benoem concreet wat tijdelijk kan wachten of kan worden overgedragen, en meld dat expliciet bij je leidinggevende in plaats van er in stilte mee door te gaan.
Tip:
Vraag jezelf wekelijks één ding af: wat zou ik loslaten als ik het mocht? Dat antwoord is vaak het eerste dat kan.
Nieuwsgierig naar meer van dit soort praktische adviezen? Word lid en sluit je aan bij dé community voor support professionals.
Een lidmaatschap kost 149 euro per jaar. Voor ca. 13 euro in de maand hoor jij er ook bij.
Alle voordelen van een lidmaatschap op een rijtje
- De NVDM is de grootste landelijke community van support professionals
- In onze community kun je terecht met al je professionele vragen
- Je kunt – als je wilt – ook jouw kennis en advies delen
- Met onze acht regio’s zitten we altijd bij jou in de buurt
- Je bouwt aan je netwerk én je carrière
- Je persoonlijke én professionele ontwikkeling krijgen een boost
- Je vakkennis is altijd up-to-date dankzij onze talks, webinars en trainingen
- Ontmoet leden van de community op onze events
- Met jouw bijdrage en input kunnen we onze community nog leuker maken
- En psst…je krijgt ook nog eens leuke kortingen op opleidingen en aanbiedingen van onze partners.
Wat krijg je dan?
- Minimaal zes events/webinars/talks in jouw regio met korting
- Je kunt ook naar bijeenkomsten in de zeven andere regio’s
- Een geweldig NVDM landelijk event
- Digitale nieuwsbrieven met landelijk en regionaal nieuws
- Interessante aanbiedingen en ledendeals bij onze partners
- Onze App
- Een leuke welkomstattentie.
Nog aan het studeren? Dan krijg je van ons 50% korting!
Heb je toch nog vragen? Stuur ons een mail. Wil je met meerdere collega’s lid worden? Dan hebben we daarvoor bedrijfslidmaatschap met heel veel voordelen.
Download hier de flyer persoonlijk lidmaatschap.
Download hier de flyer bedrijfslidmaatschap.