Binnen organisaties is er vaak één persoon die het overzicht bewaart en die aanvoelt wanneer iets niet soepel loopt. Juist op het moment dat systemen, werkplekken of websites niet doen wat verwacht wordt, komt die rol naar voren.
NVDMs gouden partner Joomlapartner Internetbureau werkt al 26 jaar met organisaties waar die verantwoordelijkheid samenkomt. In deze blog vertellen zij hoe zij managementondersteuners / support professionals ondersteunen in alles wat moet blijven draaien – en waarom juist daar vaak het verschil wordt gemaakt.
In de praktijk zien we dat vragen vaak ontstaan op momenten dat het eigenlijk al te laat is. Vlak voor een overleg waarin een document niet opent, een account dat niet meer toegankelijk is of een werkplek die ineens niet meer doet wat verwacht wordt. Dan moet er geschakeld worden, en snel.
Op dat soort momenten wordt duidelijk hoe afhankelijk alles van elkaar is. Wat op het eerste gezicht een klein probleem lijkt, blijkt vaak terug te voeren op hoe iets ooit is ingericht en daarna is blijven staan.
Daar zit ook meteen de kracht van een goede samenwerking. Niet pas reageren als iets misgaat, maar eerder kijken naar hoe het is ingericht. Of het logisch is, of het overzichtelijk is en of iemand er zonder uitleg mee kan werken. Dat geldt net zo goed voor een Microsoft 365-omgeving als voor een website die dagelijks gebruikt wordt of een werkplek die gewoon moet functioneren.
Veel managementondersteuners krijgen daarnaast ook taken rondom websites. Even iets aanpassen, een pagina bijwerken of content plaatsen. Dat gaat vaak goed, totdat er iets verandert wat niet helemaal duidelijk is. Dan ontstaat twijfel. Kan ik dit wel doen, of maak ik iets stuk?
Wat we regelmatig tegenkomen, is dat een website technisch prima draait, maar dat kleine wijzigingen spannend worden omdat niemand zeker weet wat de impact is. Terwijl dat juist momenten zijn waarop je snel wilt kunnen schakelen.
Dat zijn precies de momenten waarop het fijn is als je weet dat je ergens terecht kunt.
Wat we als Joomla ook vaak tegenkomen, is dat zaken als hosting, domeinnamen en e-mail bij verschillende partijen zijn ondergebracht. Het werkt, totdat er iets moet worden aangepast en niemand precies weet waar wat zit. Dan kost iets simpels ineens veel tijd en ontstaat er onnodige stress.
Wanneer daarin weer overzicht komt, verandert er iets. Niet alleen technisch, maar vooral in rust. Dingen worden voorspelbaar. Je weet waar je moet zijn en wie je kunt benaderen. Dat maakt het werk een stuk makkelijker.
Voor ons betekent ontzorgen dan ook niet dat je alles uit handen neemt, maar dat je ervoor zorgt dat het klopt. Dat je jouw werk kunt doen zonder je af te vragen of iets wel blijft werken. En dat er iemand is die je kunt inschakelen op het moment dat het nodig is, zonder eerst uit te zoeken hoe het precies zit.
In de praktijk merken we dat dát het grootste verschil maakt. Niet alleen omdat problemen sneller worden opgelost, maar omdat ze vaak kunnen worden voorkomen.
En vaak is dat ook het moment waarop organisaties besluiten om het niet langer zelf te blijven oplossen, maar het structureel goed te regelen.
Als er één tip is die we elke managementondersteuner zouden willen meegeven, dan is het deze: wacht niet tot iets echt misgaat. Op het moment dat je merkt dat iets niet helemaal logisch loopt, is dat vaak ook zo. Even laten meekijken is vaak al genoeg om te zien waar het beter kan.
Auteur: Jheroen Briels
